Ce este e-Factura, sistemul de facturare obligatoriu de la 1 ianuarie 2024. Cum funcționează factura electronică RO e-Factura

e-Factura este un sistem de transmitere și raportare a facturilor electronic, pus la dispoziție de ANAF pentru societățile cu răspundere limitată și persoanele fizice în vederea digitalizării modalității de facturare și a prevenirii și combaterii evaziunii fiscale.

Ce este e-Factura

Sistemul este momentan obligatoriu pentru achizițiile publice, pentru produsele cu risc fiscal ridicat, comercializate în relația B2B, dar și în cazul voucherelor de vacanță și este opțional în relația B2B (business-to-business).

Începând de la 1 ianuarie 2024, toate firmele de pe teritoriul României vor factura doar prin e-Factura, ca urmare a derogării din partea Consiliului UE.

Cum funcționează e-Factura

e-Factura este sistemul care emite facturile în format electronic, dar acesta presupune și generarea unui fișier XML care conține informațiile din factură și care se transmite la ANAF prin intermediul contului spv.

În acest fel, ANAF poate monitoriza corect gradul de colectare a TVA-ului și a celorlalte taxe și impozite, văzând în timp real ce facturi se emit între operatorii economici.

Vei găsi AICI un ghid complet despre e-Factura și despre tot ce ai nevoie astfel încât să poți implementa sistemul.

„Implementarea facturării electronice va contribui la sporirea transparenței, la monitorizarea precisă a tranzacțiilor și la raportarea în timp real către autoritățile fiscale. Acest instrument va consolida eforturile noastre de a proteja bugetul public și de a asigura o concurență echitabilă între contribuabili. Facturarea electronică oferă avantajul unei înregistrări precise și verificabile a tranzacțiilor comerciale, simplificând procesele de verificare și audit. Astfel, ne asigurăm că tranzacțiile respectă reglementările fiscale și nu sunt supuse manipulărilor frauduloase. Prin impunerea facturării electronice, eliminăm riscul utilizării facturilor false sau duplicate, deoarece fiecare tranzacție este înregistrată în mod unic. În contextul implementării acestei măsuri, sprijinul acordat contribuabililor este esențial, tocmai de aceea lansăm un ghid care să răspundă tuturor întrebărilor pe care le-am primit în ultimul timp”, a explicat ministrul Marcel Boloș.

Implementarea sistemului electronic de facturare

Procesul de implementare a sistemului va avea loc în două etape, după cum urmează:

Prima etapă între 1 ianuarie 2024 și 30 iunie 2024 – Persoanele juridice care desfășoară activități economice în România, indiferent de statutul lor înregistrat sau neînregistrat în ceea ce privește taxa pe valoarea adăugată (TVA), sunt obligate să încadreze în sistemul național de facturare electronică RO e-Factura toate documentele fiscale emise în cadrul relațiilor comerciale B2B și cu entitățile publice.

A doua etapă începând cu 1 iulie 2024 – pentru tranzacțiile realizate între persoane juridice impozabile stabilite în România, conform prevederilor articolului 266 alineatul (2), sunt recunoscute ca fiind facturi doar acele documente fiscale care respectă cerințele stipulate în Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 120/2021. Utilizarea facturii electronice necesită acceptul explicit al destinatarului, cu excepția situațiilor în care facturile îndeplinesc condițiile specificate în Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 120/2021, inclusiv eventualele modificări și completări ulterioare.

Cum treci în sistemul e-Factura și ce trebuie să faci

Decizia Comisiei Europene (CE) a validat implementarea facturării electronice obligatorii pentru toate tranzacțiile dintre persoanele juridice impozabile din România, începând cu 1 ianuarie 2024.

Pentru a fi pregătit pentru implementarea facturării electronice, este necesar să ai un cont SPV (Serviciul de Plată Virtual) asociat firmei tale, atât în calitate de reprezentant legal, cât și pentru contabil.

Începând cu 1 ianuarie 2024, trebuie să ajustezi sistemele interne de facturare pentru a emite și transmite facturi electronice prin intermediul RO e-Factura.

Trebuie ca programul tău de facturare să fie integrat cu RO e-Factura, pentru a evita eventualele inconveniente tehnice și pentru a nu implica resurse umane sau financiare suplimentare.

Asta va permite transmiterea simplificată a facturilor electronice direct din programul de facturare, fără a necesita eforturi suplimentare.

Începând cu 2024, facturile se vor putea transmite în e-factura manual, prin accesarea SPV și adăugarea individuală a acestora sau automat, din programul de facturare dacă e integrat cu e-factura.

Dispar în acest fel facturile fizice, cele scrise de mână sau cele în Excel/Word.

Se poate folosi în continuare programul de facturare obișnuit, dar acesta trebuie integrat cu sistemul național privind factura electronică.

Ce elemente trebuie să conțină factura electronică

Orice factură electronică va trebui să conțină câteva elemente, iar acestea sunt reglementate în privința conținutului și aspectului. Iată ce trebuie să conțină:

• identificatorii de proces și de factură
• data facturii
• informații privind identificarea operatorului economic care a livrat bunurile/produsele, a prestat serviciile sau a executat lucrările
• informații privind destinatarul facturii electronice
• informații privind beneficiarul plății
• informații privind reprezentantul fiscal al emitentului
• identificarea tipului de bunuri/produse livrate, servicii prestate sau lucrări executate
• referirea la contractul de achiziții publice/sectoriale, de concesiune de lucrări și servicii, precum și, după caz, la contractul de achiziții publice în domeniile apărării și securității
• detalii privind executarea lucrărilor, livrarea bunurilor/produselor sau prestarea serviciilor
• instrucțiuni de plată
• informații privind creditări sau debitări
• informații privind pozițiile de pe factură
• defalcarea TVA
• totalul facturii.

O factura originală este fișierul de tip XML însoțit de sigiliul electronic al Ministerului de Finanțe.

Trebuie precizat că până la 30 iunie 2024 încă se acceptă transmiterea facturilor atât în e-Factura, cât și pe e-mail. De la 1 iulie 2024 vor fi sancțiuni pentru netransmiterea facturii în format electronic, iar clientul poate refuza plata unei facturi în alt format.